Archivage à valeur probante : quelles sont les mesures à mettre en place ?
La numérisation est une étape primordiale à la digitalisation de votre entreprise. Cependant, il est important de se renseigner correctement sur la valeur probante des documents numérisés. Représentent-ils un document valable au niveau légal ? Est-il possible de détruire les documents une fois numérisés ?
C’est ce que nous allons essayer de voir à travers cet article.
Tout d’abord qu’est-ce qu’une valeur probante ?
Il s’agit simplement d’une validité prouvée et reconnue, applicable ainsi à des documents numérisés. L’objectif d’une telle valeur est simple : celui d’assurer le même niveau de validité que le document d’origine papier.
Est-ce que je peux numériser et détruire TOUS mes documents d’entreprise ?
Un cadre légal complet existe aujourd’hui, qui concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en place pour que l’archivage d’un document numérique ait une valeur probante. Cependant, pour réduire le risque juridique à néant, il est important d’adapter le traitement de l’information en fonction de la réelle valeur de chaque document d’entreprise (factures, devis, contrats, certificats de salaires, etc.).
Une politique d’archivage sur mesure
Chaque opération de numérisation doit être anticipée et vue comme un projet d’entreprise à part entière. En effet, il est nécessaire d’analyser chaque document concerné et structurer les archives en fonction de leurs critères : niveau de confidentialité, typologie, métadonnées et durée de conservation légale.
Ensuite, il est nécessaire d’encadrer ce projet par une équipe transverse, capable d’assurer les différentes tâches d’un tel projet : direction générale, responsable de gestion documentaire, direction informatique, etc. En externe, il est tout à fait possible de faire appel à des prestataires spécialisée dans l’archivage électronique à valeur probante.
Les piliers du projet de dématérialisation
La documentation : elle permet de définir avec exactitude le périmètre du projet, l’organisation et les parties internes et externes impliquées
L’intégrité : la valeur légale du document numérisé doit en assurer l’intégrité. Il est tout à fait possible de le faire en utilisant des technologies permettant l’infalsifiabilité du document et son authenticité.
La pérennité : consiste à garantir la valeur probante d’un document à long terme. Pour ce faire, la sécurisation des documents et la réalisation d’audits réguliers sont recommandés.
En conclusion, il est tout à fait possible de garantir la valeur probante de tous types de documents, mais des étapes primordiales sont à respecter tout au long du projet de dématérialisation. C’est pourquoi, des spécialistes sont à votre disposition pour plus de renseignements.
Source : ICT Journal