numérisation solution digitale archivage

NUMéRISATiON de DOCUMENTS


 

Numérisation haute volumétrie

Des documents circulent au sein de votre entreprise : courrier rentrant, bons de livraisons, factures, etc. Il est donc parfois compliqué de s'en sortir au milieu de cette masse d'informations papier. C'est pourquoi Dédoc vous propose sa solution de numérisation haute volumétrie, adaptée à vos besoins et permettant de répondre parfaitement à vos critères.

 

Les avantages de la dématérialisation

La numérisation de vos documents d'entreprise vous permet d'assurer un partage facilité au sein de votre organisation. En effet, une fois scanné, le document pourra être partagé sur le réseau à vos différents collègues autorisés à le consulter. Ainsi, un gain de temps considérable est de suite constaté. Des autorisations sur mesure peuvent être définies et délimitées. Ensuite, il vous sera désormais possible de retrouver bien plus facilement vos documents, grâce à une indexation optimale. Finies les pertes de temps à rechercher des informations dans vos classeurs, il vous suffit de taper des mots-clés afin de retrouver le document concerné.

 

Bien entendu, aujourd'hui, les collaborateurs travaillent de plus en plus à distance, que ce soit depuis leur domicile, mais aussi en déplacements professionnels. C'est pourquoi, il est primordial de faciliter l'accessibilité aux données de l'entreprise, depuis où que ce soit dans le monde. "Accessibilité" ne doit pas rimer avec "risque de vol/perte de données" ! Dédoc met ainsi en place une solution parfaitement sécurisée pour vos documents (stockage de vos données sécurisé, etc.).

 

De plus, la dématérialisation de vos dossiers vous permet un gain de place important ! La plupart des documents n'ont pas besoin d'être archivés s'ils sont scannés, ainsi, il vous suffit d'opter pour une solution de destruction de vos documents, pour libérer de l'espace au sein de vos bureaux/locaux et donc faire des économies de place.

 

 

 

dématérialisation du courrier entrant

Au sein de votre entreprise, vous recevez quotidiennement du nouveau courrier (factures, informations, bulletins de livraison, etc.). Il est bien entendu nécessaire de traiter ces informations et les classer pour une éventuelle future consultation. Mais pourquoi ne pas les numériser automatiquement ? Ceci vous simplifie la tâche par la suite, quand il s'agira de partager ce document avec vos collègues ou de le retrouver plus facilement.

Pour se faire, Dédoc analyse votre besoin exact et vous propose sa solution récurrente, allant de la mise en place d'un numériseur au sein de vos bureaux, jusqu'à l'intégration de ces données avec votre système de gestion actuel. Vous pourrez ensuite vous débarrasser de la version papier et éviter tout encombrement et perte de temps.

 

 

digitalisation de vos archives

Vos archives prennent énormément de place au sein de vos locaux, il vous est même parfois nécessaire de louer des emplacements à cet effet. La numérisation de vos archives vous permet non seulement de remédier à ces coûts importants, mais aussi et surtout de faciliter la recherche documentaire en cas de besoin. Il n'est jamais simple de retrouver quelques documents parmi la masse d'informations présentes dans un seul local. Plusieurs minutes, voir des heures, pour tomber sur le papier en question.

 

Pour y remédier, la digitalisation est une excellente solution. Pour chaque opération, une indexation précise est mise en place, correspondant parfaitement à vos besoins. A l'aide de technologies avancées telles que OCR, LAD, RAD (reconnaissance automatique de caractères), la recherche documentaire ne vous prendra que quelques courts instants !

 

 

 

Que faire avec mes documents numérisés ?

Suite à chaque opération de numérisation, plusieurs solutions s'offrent à vous :

1. Vous pouvez continuer de classer les documents originaux au sein de vos locaux, bien que cela risque de vous prendre de la place, sans réelle valeur ajoutée (sauf pour les documents qui doivent être obligatoirement gardés 10 ans);

2. Vous pouvez faire appel à une société de stockage, pour délocaliser vos archives/documents et ainsi libérer de la place au sein de vos bureaux;

3. Vos documents peuvent être éliminés/détruits de manière sécurisée de sorte à libérer totalement de l'espace et ainsi faire de nettes économies de coûts de stockage.

 

Quel que soit votre besoin en matière de gestion documentaire, n'hésitez pas à nous contacter. Nous analyserons ensemble vos besoins et quelles sont les solutions les plus adaptées à votre organisation.