Numérisation de documents

NUMéRISATiON de DOCUMENTS


 

Dédoc numérise vos documents d’entreprise pour vous les rendre au format numérique (PDF). Notre structure nous permet de vous proposer des tarifs avantageux pour le scannage de vos archives ! N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage.

Nous analysons votre besoin et vous proposons des solutions adaptées à votre budget. Les indépendants et PME font confiance à notre société pour la numérisation de leurs documents.

Chaque document numérisé est traité avec l’OCR (reconnaissance de caractère), ce qui vous permet de recherche n’importe quel terme dans votre fichier pdf et de retrouver rapidement l’information.

Plus d’informations par téléphone au 058 911 04 40.


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Les avantages de la dématérialisation

Dossiers clients, bon de livraisons, factures, courrier entrant, etc. Ces documents constituent votre flux documentaire. Les numériser peut vous apporter de nombreux avantages :

  1. Accessibilité immédiate des documents
    Vos documents sont stockés dans votre système de gestion, sur vos ordinateurs et sont accessibles via un cloud (internet), depuis partout.

  2. Partage de l’information
    Des droits peuvent attribués à vos collaborateurs en modifications / lecture. De plus, les fichiers peuvent être facilement partagés par mail en cas de besoin.

  3. Indexation et recherche des documents
    Chaque fichier numérisé est indexé en respectant votre logique interne. Ainsi, il vous est plus facile de retrouver vos documents, à l’aide de la reconnaissance automatique des caractères.

  4. Gestion des archives simplifiée
    Vos archives sont ainsi numériques et classées de façon à ce que vous puissiez les retrouver facilement. De plus, cela permet de libérer de l’espace au sein de vos locaux, et ainsi limiter les coûts de stockage.


Au jour d’aujourd’hui, les collaborateurs travaillent de plus en plus à distance, c'est pourquoi, il est primordial de faciliter l'accessibilité aux données de l'entreprise. "Accessibilité" ne doit pas rimer avec "risque de vol/perte de données" ! Les technologies utilisées sont parfaitement sécurisées afin de vous garantir une parfaite confidentialité de vos informations.

 

Dédoc SA vous offre des services de numérisation haute volumétrie et vous propose des solutions sur mesures et adaptées à vos besoins :

  • Analyse professionnelle de vos besoins et proposition de solutions adaptées

  • Capacité de numérisation importante

  • Mise en place indexation adaptées à vos logiciels actuels

  • Reconnaissance des caractères sur les documents (OCR, LAD/RAD)

  • Documents numérisés remis sur le support de votre choix (ou hébergement sécurisé chez nous)

 

 

dématérialisation du courrier entrant

Au sein de votre entreprise, vous recevez quotidiennement du nouveau courrier (factures, informations, bulletins de livraison, etc.). Il est bien entendu nécessaire de traiter ces informations et les classer pour toute future consultation. Mais pourquoi ne pas les numériser automatiquement ? Ceci vous simplifie la tâche par la suite, quand il s'agira de partager ce document avec vos collègues ou de le retrouver plus facilement.

Pour ce faire, Dédoc analyse votre besoin exact et vous propose sa solution récurrente, allant de la mise en place d'un numériseur au sein de vos bureaux, jusqu'à l'intégration de ces données avec votre système de gestion actuel. Vous pourrez ensuite vous débarrasser de la version papier et éviter tout encombrement et perte de temps.

 

 

digitalisation de vos archives

Vos archives prennent énormément de place au sein de vos locaux, il vous est même parfois nécessaire de louer des emplacements à cet effet. La numérisation de vos archives vous permet non seulement de remédier à ces coûts importants, mais aussi et surtout de faciliter la recherche documentaire en cas de besoin. Il n'est jamais simple de retrouver quelques documents parmi la masse d'informations présentes dans un seul local. Plusieurs minutes, voir des heures, pour tomber sur le papier en question. 

Pour y remédier, la digitalisation est une excellente solution. Pour chaque opération, une indexation précise est mise en place, correspondant parfaitement à vos besoins. A l'aide de technologies avancées telles que OCR, LAD, RAD (reconnaissance automatique de caractères), la recherche documentaire ne vous prendra que quelques courts instants !

 

 

Que faire avec mes documents numérisés ?

Suite à chaque opération de numérisation, plusieurs solutions s'offrent à vous :

1. Vous pouvez continuer de classer les documents originaux au sein de vos locaux, bien que cela risque de vous prendre de la place, sans réelle valeur ajoutée (sauf pour les documents qui doivent être obligatoirement gardés 10 ans);

2. Vous pouvez faire appel à une société de stockage, pour délocaliser vos archives/documents et ainsi libérer de la place au sein de vos bureaux;

3. Vos documents peuvent être éliminés/détruits de manière sécurisée de sorte à libérer totalement de l'espace et ainsi faire de nettes économies de coûts de stockage.

 

Quel que soit votre besoin en matière de gestion documentaire, n'hésitez pas à nous contacter. Nous analyserons ensemble vos besoins et quelles sont les solutions les plus adaptées à votre organisation.